O Sistema Atena é um sistema de informação para a Web utilizado para a administração de cursos de extensão, baseado nas normas empregadas pela Universidade de São Paulo (USP). Esse trabalho tem como principal objetivo a investigação das correspondências ou relações existentes entre os sistemas de informação baseados na Web (Isakowitz et al., 1998a) e os sistemas baseados em fluxo de trabalho, em especial, aqueles voltados para processos administrativos. O resultado esperado é a proposta de um método para análise e projeto de sistemas de workflow administrativo com interface para a Web.
A escolha do sistema para administração de cursos de extensão na Web justifica-se pelo fato de que esse sistema baseia-se em um fluxo de trabalho administrativo com regras e papéis bem definidos e ao mesmo tempo caracteriza-se como um sistema de informação apropriado para ser implementado e utilizado na Web. Desse modo, o sistema proposto reúne os requisitos necessários para o estudo integrado, a análise e a identificação das possíveis relações existentes entre os conceitos em foco.
Por tratar-se de uma aplicação para a Web, esse sistema também permite avaliar a adequação de modelos e métodos para especificação de aplicações hipermídia, tais como o HDM (Garzotto et al., 1993), o OOHDM (Rossi, 1996), o RMM (Isakowitz et al., 1998b; Isakowitz et al., 1995) e o HMBS (Turine, 1998), quanto à modelagem de aplicações para a Web, o que consiste em uma segunda meta presente atividade.
Além disso, o sistema proposto pode vir a ser integrado ao servidor de cursos a distância que está sendo desenvolvido no próprio ICMC. Existe ainda a possibilidade de integração desse sistema ao CALM, uma vez que este ainda não possui um módulo de administração implementado.
O Sistema Atena foi desenvolvido utilizando-se a linguagem de programação PHP, o servidor de Web Apache, o servidor de banco de dados MySQL e o sistema operacional Linux.
Além do gerenciamento das informações relativas aos docentes, alunos e demais usuários, o Sistema Atena também engloba a elaboração das propostas de cursos, o processo de aprovação dos cursos, a divulgação dos cursos oferecidos, as inscrições e as aprovações dos candidatos e o acompanhamento da freqüência e dos resultados obtidos nas avaliações dos alunos para a posterior certificação.
As primeiras atividades que são apoiadas pelo sistema para administração de cursos de extensão são a elaboração da proposta do curso e a sua aprovação. A proposta do curso deve ser elaborada pelo docente interessado em ministrá-lo, que deve preencher um formulário, disponível no próprio sistema, informando os dados gerais do curso. Essa proposta é submetida à aprovação do Conselho Departamental e da Comissão de Cultura e Extensão Universitária (CCEx). Em seguida, é encaminhada à Pró-Reitoria de Cultura e Extensão Universitária (CoCEx), pelo Diretor da Unidade à qual o docente pertence, para ciência da mesma. Caso a proposta tenha sido aprovada nas duas instâncias, o curso é divulgado e o formulário de inscrição é disponibilizado na Web. É importante ressaltar que a seqüência de atividades aqui descritas baseia-se no processo de administração de cursos de extensão aplicado na USP e pode variar de acordo com a Instituição.
O próprio aluno interessado em participar do curso pode acessar o formulário de inscrição, preenchê-lo e encaminhá-lo para que seu pedido de inscrição seja aprovado. O docente recebe esses pedidos, avalia as informações fornecidas e verifica se o aluno interessado atende aos pré-requisitos exigidos pelo curso, caso existam, e então aprova ou não a sua solicitação. Se o curso não possuir nenhum pré-requisito, os pedidos de inscrição serão aceitos de acordo com a ordem de chegada, até que todas as vagas tenham sido preenchidas. Ao término dessa atividade, os pedidos que foram aprovados são divulgados no próprio ambiente do sistema.
O curso, que a princípio está sendo considerado como presencial, é ministrado caso exista um número mínimo de inscritos exigido. A freqüência ou participação de cada aluno deve ser controlada pelo docente e armazenada no sistema. Os resultados obtidos pelos alunos, nos cursos de extensão nos quais são realizadas avaliações, também devem ser registrados para que, concluído o curso, o assistente acadêmico possa emitir os certificados daqueles que cumpriram com as exigências requeridas.
Observa-se portanto a existência dos seguintes atores: o docente, que é o responsável por elaborar propostas de cursos, por aprovar candidatos, por ministrar cursos e por controlar e registrar a freqüência e as notas dos alunos; os candidatos, que são as pessoas interessadas em participar dos cursos e que realizam o pedido de inscrição; os alunos, que são aqueles que tiveram seus pedidos de inscrição aceitos e que realmente assistem aos cursos; o assistente acadêmico, que atua como um administrador e é responsável pelo controle de usuários; o Diretor, que encaminha a proposta de curso à Pró-Reitoria; o Pró-Reitor de Cultura e Extensão que encaminha a proposta à Assistência Acadêmica para arquivo; e aqueles que assinam as aprovações que são o Chefe do Departamento e o Presidente da CCEx.
O Sistema Atena encontra-se em desenvolvimento, tendo a maioria de suas atividades essenciais já implementadas. Sendo assim, em uma avaliação preliminar, pode-se verificar que dentre os modelos e métodos para especificação de aplicações hipermídia revisados, o RMM possui componentes que o qualificam como o método mais adequado para a especificação de aplicações para a Web, com destaque para o projeto navegacional. Indica-se também a UML (Conallen, 1999; Rumbaugh et al., 1999) como a notação apropriada para a modelagem estática da categoria de sistemas em estudo e o método Business Process Implementation, proposto por Jackson & Twaddle (1997), como o método mais adequado para a modelagem dinâmica ou, mais especificamente, para a definição do workflow. Em uma segunda análise, será verificada a viabilidade de utilização dos diagramas de colaboração ou dos diagramas de seqüência da UML para a especificação do workflow, com o propósito de aplicar predominantemente em todo o processo de desenvolvimento uma notação única e padronizada.
O fator que motiva a criação do Sistema Atena e a automatização do processo administrativo em foco é a necessidade de otimização do procedimento de aprovação e oferecimento dos cursos de extensão, isto é, de reduzir o tempo gasto nessa atividade, tornando-a mais ágil. Para que isso ocorra, dois aspectos importantes precisam ser tratados. O primeiro é a implementação do maior número possível de tarefas automatizadas. Quanto mais as atividades forem executadas de forma automática, mais fluente torna-se o processo e minimiza-se a necessidade de interferência humana ou de atividades manuais que, normalmente, demandam mais tempo. O segundo está fortemente associado à disponibilidade do sistema na Web. Com isso, o sistema pode ser acessado e as aprovações e as inscrições podem ser realizadas a partir de qualquer lugar e em qualquer instante de tempo, o que certamente otimiza o processo.
Como contribuição para o projeto SAPIENS, a concepção teórica do Sistema Atena pode vir a ser adaptada para ser utilizada por ambientes de ensino à distância que requerem um processo administrativo mais completo e mais específico. Além disso, o Sistema Atena pode agregar ao CALM as funcionalidades do processo administrativo que não são contempladas por este.